9 Phần Mềm Ứng Dụng Quản Lý Công Việc Cá Nhân Cần Thiết

Bạn đang tìm kiếm các ứng dụng, phần mềm để quản lý công việc cá nhân, nâng
cao hiệu suất làm việc của mình? Trong bài viết này, Maison Office sẽ giới
thiệu tới bạn 9 phần mềm quản lý công việc cá nhân tốt nhất, hầu hết trong
số đó đều có các phiên bản miễn phí để bạn thoải mái sử dụng.

Thế giới chuyển động nhanh theo từng ngày. Doanh nghiệp nào cũng muốn nhân
viên của mình làm việc với năng suất cao với công sức bỏ ra ít nhất có thể.
Trong khi đó, bạn với tư cách là những người nhân viên cần mẫn, lại đang băn
khoăn không biết làm cách nào để đáp ứng được những nhu cầu khắt khe từ
chính những người sếp của mình.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn gặt hái được nhiều thành công mới trong năm
nay!

1.ToDoist

ToDoist là phần mềm quản lý công việc được thiết kế dành riêng để lập danh
sách các công việc cần phải làm trong ngày. ToDoist đã được hơn 10 triệu
lượt người tin dùng và sử dụng, giúp một ngày làm việc của họ trở nên nhẹ
nhàng và đơn giản hơn.

Điểm hay của ứng dụng này, đó chính là tự động diễn giải và phân loại công
việc dựa trên những gì bạn nhập vào. Ví dụ: Bạn có cuộc họp với anh Hùng lúc
12 giờ trưa ngày mai. ToDoist sẽ lên lịch nhắc nhở bạn vào đúng 12 giờ trưa
ngày mai, cũng như tự động xếp công việc trên vào task “Họp hành – Công
việc”.

Nhưng ToDoist không chỉ là ứng dụng giúp giải quyết các vấn đề cá nhân, nó
còn có tác dụng lên kế hoạch và phân công công việc cho các thành viên của
nhóm trong một dự án cụ thể. Đồng thời, ứng dụng này còn giám sát và thông
báo deadline công việc cho các thành viên trong nhóm.

Bạn có thể tải và sử dụng ToDoist hoàn toàn miễn phí trong kho ứng dụng trên
các nền tảng di động. Với những tính năng cao cấp, bạn phải trả thêm một
khoản phí tính theo năm.

2. Calendar

Công việc nhiều chất đống khiến bạn, dù có 24 giờ trong ngày, vẫn không thể
làm xuể. Tìm kiếm giải pháp cho vấn đề? Rất may mắn, đã có ứng dụng quản lý
công việc cá nhân Calendar.

Calendar là một ứng dụng thông minh. Sử dụng AI, Calendar có khả năng cho
phép những người dùng khác có thể trực tiếp lựa chọn và lên lịch trong bảng
thời gian công việc của bạn. Giờ đây, nỗi lo chồng chéo các buổi họp của bạn
sẽ không còn nữa, vì đã có Calendar.

Calendar được nhiều khách hàng tin tưởng và lựa chọn sử dụng. Nhiều các
trang thông tin lớn đã khuyến nghị độc giả của mình sử dụng ứng dụng này như
CNN, Forbes, Entrepreneur,…

Calendar hoàn toàn miễn phí, bạn chỉ cần truy cập vào trang chủ của ứng dụng
và làm theo hướng dẫn để sử dụng. Tuy nhiên, một vài tính năng nâng cao của
Calendar đòi hỏi bạn phải trả phí.

3. CloudApp

CloudApp là một ứng dụng văn phòng hỗ trợ làm việc nhóm, giao tiếp với khách
hàng, đối tác hàng đầu hiện nay. Ứng dụng này tự hào khẳng định trên trang
chủ của mình rằng sẽ tiết kiệm thời gian làm việc của bạn tới 56 giờ/tuần.

Ưu điểm của CloudApp là giúp bạn trao đổi công việc với đồng nghiệp, đối
tác, khách hàng trên nền tảng trực tuyến thông qua video trực tuyến, hình
ảnh tĩnh, ảnh động GIF. Không còn phải forward mail lằng nhằng, không các
thể loại văn bản dài dòng, bạn chỉ đơn giản là show những gì đối tác đang
muốn thông qua CloudApp.

3 triệu khách hàng đang sử dụng ứng dụng hoàn toàn miễn phí này, trong đó có
cả những “ông lớn” sừng sỏ như Facebook, Adobe,… Bạn còn chần chừ gì mà
không thử?

4. Trello

Trello là ứng dụng dành riêng cho hoạt động quản lý, giám sát công việc
trong một dự án. Nền tảng mà ứng dụng này đặt làm móng chính là nguyên lý
Kanban – phân chia những công việc của một dự án thành 3 nhóm: Việc cần làm,
đang làm và việc đã hoàn thành.

Trello có giao diện hết sức trực quan, giúp bạn có thể làm quen ngay với ứng
dụng mà không cần phải mất thời gian tìm hiểu.

Khi di chuyển công việc ở một cột này sang cột khác, bạn chỉ đơn giản là di
chuột và kéo chúng tới địa điểm mới. Rất đơn giản và thuận tiện.

Hiện Trello đang cung cấp ứng dụng miễn phí cho người sử dụng. Phiên bản đầy
đủ đòi hỏi bạn phải trả thêm một khoản phí hàng tháng.

5. Slack

Slack là một ứng dụng văn phòng, phần mềm quản lý công việc hết sức hữu
ích. Ứng dụng này có rất nhiều những ưu điểm mà bạn cần phải biết tới. Ví dụ
như: Trao đổi trực tiếp với đồng nghiệp về công việc mà không cần phải gửi
mail hay gọi điện phức tạp, gửi file, gửi ảnh không giới hạn, không sợ suy
giảm dung lượng.

Với Slack, việc trao đổi thông tin trong văn phòng trở nên quy củ và chuyên
nghiệp hơn rất nhiều. Mỗi phòng ban, dự án hoàn toàn có thể thiết lập một
nhóm trao đổi riêng. Thành viên thì tùy ý gia nhập hoặc rời nhóm. Slack cũng
hoàn toàn tương thích với Google Drive, Dropbox hoặc SalesForce.

Ứng dụng có thể sử dụng hoàn toàn miễn phí. Bạn cũng có thể bỏ thêm một chút
tiền mỗi tháng để sử dụng các tính năng cao cấp của Slack.

6. Hootsuite

Hootsuite là một ứng dụng quản trị mạng xã hội dành riêng cho các doanh nghiệp.
Nó cho phép bạn update các thông tin về doanh nghiệp trên các nền tảng phổ
biến hiện nay là Facebook, Twitter, Instagram, YouTube hay Linkedin trên
cùng 1 màn hình. Thời gian của bạn chắc chắn sẽ được tiết kiệm, khi bạn
không cần phải log-in từng tài khoản để post bài. Phần mềm này thích hợp cho
những người đang quản lý các nội dung công việc liên quan tới content trên
social nhanh và thuận tiện hơn.

Chưa dừng lại ở đó, Hootsuite còn cho phép bạn lên lịch để post bài. Không
chỉ là trong ngày mai hay tuần sau, mà trong bất kỳ thời điểm nào bạn muốn.
1 tháng, 3 tháng, 1 năm, không vấn đề gì với Hootsuite cả.

Phần mềm cho phép bạn dùng thử trong 30 ngày. Sau đó, phí hàng tháng của
dịch vụ là $29.

7. Toggl

Toggl là phần mềm theo dõi thời gian bạn sử dụng trong ngày. Nó là một ứng
dụng trực quan, đa nền tảng, sử dụng đồng thời trên máy tính, điện thoại di
động và tablet. Dù bạn đang làm gì, ở nơi đâu, bạn cũng không lo lắng rằng
mình sẽ bị bỏ lỡ bất kỳ buổi họp quan trọng nào, vì đã có Toggl bên cạnh.

Sau khi hoàn thành một công việc, Toggl sẽ trả cho bạn một bản báo cáo chi
tiết rằng bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho từng đầu việc cụ thể. Nếu bạn
muốn nâng cao năng suất, ứng dụng này nhất định phải xuất hiện trên máy tính
và smartphone của bạn.

8. HelloSign

HelloSign là một ứng dụng đặc biệt, cho phép bạn sử dụng ứng dụng để ký vào các
văn bản kỹ thuật số. Giờ đây, bạn không còn nhất thiết phải in văn bản ra ký
vào bản cứng, đưa vào máy scan, chuyển thành bản mềm rồi gửi qua đối tác
nữa. Mọi thứ có thể được thực hiện nhanh chóng thông qua HelloSign.

HelloSign đang cung cấp bản miễn phí cho tất cả người dùng. Nếu muốn tận
hưởng tất cả các tính năng của ứng dụng, bạn hãy nâng cấp lên phiên bản trả
phí.

9. Zapier

Zapier là phần mềm quản lý công việc cá nhân cho phép người dùng liên kết tự
động các ứng dụng văn phòng khác với nhau. Ví dụ: Bạn hoàn toàn có thể lưu
bất kỳ tệp tin nào trên Gmail vào dữ liệu đám mây của mình trên Dropbox và
ngược lại, chuyển thẳng file từ Dropbox cho đối tác thông qua hòm mail.

Điều tuyệt vời ở đây là Zapier cho phép bạn thực hiện tất cả những điều đó
chỉ bằng một vài cú click chuột. Không cần viết code, không cần công thức,
chỉ cần click chuột thế là đủ. Zapier có hỗ trợ tới 1000 ứng dụng khác nhau,
nên đừng quá lo lắng rằng ứng dụng quen thuộc bạn đang dùng có xuất hiện
trong danh sách hay không.

Tổng kết lại, bạn có thể sử dụng ToDoist, Calendar và Toggl để kiểm soát
thời gian làm việc; Trello, CloudApp và Slack để làm việc nhóm; Hootsuite để
quản trị social media và Zapier để liên kết các ứng dụng văn phòng với nhau.

7 Mẹo quản lý công việc cá nhân hiệu quả

Quản lý công việc cá nhân hiệu quả sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời
gian dành cho các sở thích cá nhân, gia đình và bạn bè thân thiết. Dưới đây
là 7 mẹo Maison Office tổng hợp:

1. Lập danh sách việc phải làm

Danh sách việc phải làm hay còn được biết tới “To-do lists” là một công cụ
truyền thống nhưng rất hiệu quả hiện tại. Bạn sẽ xác định được rõ rang các
công việc quan trọng cũng như thứ tự xử lý chúng.

Ngày trước, chúng ta có những tờ giấy nhớ để thực hiện công việc này, còn
giờ đây, bạn chỉ cần những ứng dụng thông minh được liệt kê phía trên để
nhắc nhở về các công việc cần xử lý.

2. Tính ưu tiên

Cũng dễ hiểu, không phải tất cả mọi thứ trong danh sách trên đều phải hoàn
thành ngay lập tức. Do đó, việc thiết lập một thứ tự ưu tiên hoàn thành cũng
quan trọng không kém so với lên danh sách công việc.

3. Lập thời gian biểu

Xác định thời gian biểu cho từng mục công việc là kỹ năng bạn cần thuần thục
để không gặp tình trang quên việc, xót việc hay quá tải.

Việc xác định rõ công việc này bao giờ triển khai và dự tính hoàn thành
trong bao lâu sẽ giúp bạn có thể tập trung hơn và tránh được những khoảng
thời gian lãng phí không cần thiết.

4. Luôn linh hoạt

Có thể sẽ có những trường hợp đòi hỏi tính lập tức, khiến bạn phải tạm gác
lại các công việc khác và xử lý luôn. Do đó hãy linh hoạt để sắp xếp lại
nhé.

5. Thay đổi cách quản lý hiện tại

Có thái độ cởi mở trong việc thay đổi là điều khá quan trọng để bạn có thể
thích ứng với đa dạng môi trường khác nhau.

Nếu bạn cảm thấy cách quản lý công việc hiện tại chưa được hiệu quả, hãy thử
tìm kiếm và áp dụng các phương pháp mới.

6. Giữ sự kiên nhẫn

Bằng việc duy trì sự kiên nhẫn trong các trường hợp không may xảy đến, bạn
mới có thể xử lý được chúng tốt.

Jack Ma đã từng nói: “Một trong những kỹ năng quan trọng bạn phải có là sự
kiên nhẫn.”

7. Sử dụng các phần mềm quản lý công việc

Việc sở hữu các “vũ khí” tối tân có thể tăng cơ hội để bạn chiến thắng trong
các cuộc chiến. Các phần mềm và ứng dụng quản lý công việc cá nhân sẽ là
cánh tay đắc lực giúp bạn hoàn thành tốt và hiệu quả.

Hy vọng những thông tin vừa rồi trong bài viết của Maison Office sẽ giúp
năng suất làm việc của bạn được cải thiện. Chúc bạn thành công